面接の日程調整はメールで大丈夫？状況ごとに説明します！

面接が決まったときに、まずは日程の調整をするはずです。
しかし、意外とこの日程調整って難しいんですよね…

電話がいいのかメールがいいのか…
「対応を失敗したら落とされそう…」などなど。

考え始めると色々と不安になってくると思います。
最近ではWEB応募も当たり前になってきているので、あらかじめ面接日の希望を出している場合もあったりと昔に比べると多様化してきています。

その分、応募方法だったり連絡の手段が多くなっているので色々と迷うことも増えてきてしまいます。

今回は「面接の日程調整はメールで大丈夫なのか」を状況別に説明していきます！

面接の日程調整はメールで大丈夫

「面接の日程調整はメールで大丈夫なのか？」
結論は大丈夫です！

応募方法にもよりますが、WEB応募であれば採用担当者とのやり取りは最初からメールになるため、電話をするほうが珍しいぐらいです。

電話はどんな場合？

最初の応募が電話だった場合には、メールのやり取りに移行する必要がないため電話で面接の日程まで決めることになります。

他には、WEB応募の場合でも先方から電話で面接の連絡がきた場合には電話での対応になります。
その場で予定を決められなくても、「改めてメール」ではなく「改めて電話」になります。

早めに連絡を

メールの場合は特に早めに返信しましょう。
例えば、現在の予定がはっきりしない場合にも、現状の報告といつまでに確定するのかは先に伝えましょう。

「予定がわかってから」と放っておくと確実に印象は悪くなります。

メールでも時間帯には注意

メールだからといって何時に送ってもいいと思っていませんか？

私も採用担当をしていた時期がありますが、基本的に時間帯を考えていない応募者は印象が悪くなります。

これは他の会社の採用担当者に話を聞いたときも同じ意見でした。

特に朝よりも夜間のメールは特に注意してください。
面接の日程調整であれば、夜間に連絡しなければならないほどの急ぎはないはずです。

夜であれば、遅くても２１時までを目安にしてみてください。

日程を変更したい場合は？

一度、面接日が決定してしまった後に、何か理由があり変更したい場合もあると思います。
しっかりとした理由があれば先方も変更に応じてくれます。

急ぎの場合には電話で

面接日が近づいている場合には電話で対応しましょう。
メールだと採用担当者が不在であった場合や目を通していなかった日があれば、最悪の場合、あなたが連絡していないことになってしまいます。

電話であれば担当者が不在でも、代わりに対応してもらえるか、あなたから連絡があったことを担当者に伝えてもらえます。

電話の場合、時間帯には特に注意しましょう。
始業直後や休憩時間、終業前は忙しいため避ける必要があります。

おすすめの時間帯は１０：３０〜１１：３０、１４：００〜１５：３０ぐらいです。
この辺りが会社としても余裕のある時間帯です。

面接を辞退したい場合

先に受けていた会社に採用をもらった場合や、採用されても行く気がなくなってしまった場合など、面接を辞退したいこともあると思います。

辞退する場合にも必ず連絡は入れるようにしましょう。

「どうせ行かないから」
「関係ない」

社会人として絶対にしてはいけない行為ですし、こういった適当な対応をしていると最悪の場合、同業種で働きにくくなってしまいます。

意外と同業種などであれば会社同士の繋がりがあったり、グループ会社だったりすることもあります。
辞退すること自体は悪いことではありませんので、しっかりとした対応をしましょう。

出来るだけ早めの連絡を

先方も面接をするのはあなただけではありません。
他にも仕事があり、その間に面接の時間を割いています。

辞退することを決めた場合には、なるべく早く連絡しましょう。

日程が近い場合には電話

面接の日程が明日などに迫っている場合は電話にしましょう。
メールでは確認が遅れてしまうこともあります。

メール連絡の注意点

自分からメールを送る場合

まず、件名は分かりやすく短い内容にしましょう。
採用担当者は毎日多くのメールを受信するため、メールを開かなくても分かる件名がベストです。

例えば、「名前」「面接日」「変更のお願い」この３つを入れておけば問題ありません。

返信する場合

先方からのメールに返信する場合にメールの件名は変更しないようにしましょう。
これは社会人としては常識とされていることですが、意外と失礼に思い件名を変更してしまう人が多くいます。

件名を変更されてしまうと、「新規メールなのか」「どのメールに対する返信なのか」が分かりにくくなってしまい意外と困ってしまうことがあります。

まとめ

面接の日程調整はメールでも全く問題ありません。
ただし、メールの対応はしっかりとしなければ悪い印象を与えてしまうこともあり得ます。
反対にメールでも電話でもしっかりといた対応を取ることで印象を良くしていけます。

今回、紹介した内容で実践してもらえれば印象が悪くなることは少ないと思います。

メールは電話や対面と比べて一番、相手の感情が分かりにくいコミュニケーションツールです。
だからこそ、しっかりとした内容や相手のことを考えた時間帯に送るなど、思いやりも大事になってきます。

ぜひ、今回の内容を参考にしてみてください。